Iedereen werkt steeds op de meest recente informatie van elk dossier en ziet steeds de correcte status in overzichtelijke weergaves op jullie maat. Jullie bepalen als dienst zelf welke informatie (metadata) bijgehouden wordt per dossier. Denk daarbij aan een dossiernummer, aanvrager, adresgegevens, aangewezen dossierbeheerder, datum van aanvraag, uiterste beslissingsdatum, enz. Afhankelijk van de status van een dossier kan bepaalde informatie al dan niet getoond worden.
Je hebt steeds een volledig overzicht ter beschikking van alle wijzigingen die gemaakt zijn aan elk dossier, en door wie en wanneer die aanpassingen gedaan werden. Er gaat dus nooit informatie verloren.
De voortgang van elk dossier gebeurt volledig geautomatiseerd met statusovergangen op basis van ingevoerde gegevens of vastgelegde tijdstippen, volgens een proces dat eigen is aan hoe jullie dienst werkt. Het vastleggen van dit proces in een werkstroom garandeert de juiste verwerking van elk dossier.
Een werkstroom kan e-mails uitsturen of taken toewijzen waar acties of gegevensinvoer vereist zijn door gebruikers, en het systeem kan een duidelijk overzicht bieden van openstaande acties per gebruiker met desgewenst reminder e-mails, delegeren van taken, enzovoort. Het manueel opvolgen van deadlines en actiepunten om dossiers tijdig verwerkt te krijgen wordt zo verleden tijd!
Er kunnen verschillende rollen gedefinieerd worden in de applicatie (bv. administratie, dossierbeheerder, team lead stedenbouw, enz.) en afhankelijk van de status van een dossier kunnen de rechten per rol (wie kan wat?) automatisch aangepast worden door het systeem. Zo kan een dossier, eens een dossierbeheerder aangeduid is, op alleen-lezen gezet worden voor alle andere dossierbeheerders, terwijl de dienst administratie en/of het diensthoofd ten allen tijde alle dossiers kunnen bewerken.
Het dossieropvolgingssysteem wordt gebouwd met applicaties die beschikbaar zijn binnen Microsoft 365. Meer specifiek worden de dossiers bijgehouden in SharePoint Online en wordt alles gestuurd door één of meerdere werkstromen in Power Automate. Uiteraard is het ook mogelijk om nog andere applicaties te gebruiken (zoals bv. Power Apps en Power BI).
Voor de implementatie en het gebruik van de applicatie rekenen wij zelf geen licentiekosten aan, enkel een eenmalige implementatiekost. Er wordt enkel gebruik gemaakt van Microsoft 365-licenties. Jullie dienen dus enkel hiervoor de nodige licenties te voorzien, als je die nog niet reeds bezit.
