Document Management Systeem

Een kwaliteitsafdeling moet allerlei soorten documenten zoals procedures (SOP's), werkinstructies (WI's), policies, e.d. beheren. Volgens een vastgelegde stroom moeten documenten aangemaakt en goedgekeurd worden door specifieke personen. Deze documenten moeten ook tijdig gereviewd worden. Onze DMS-oplossing neemt deze administratieve last van je schouders.

Verschillende documenttypes

Jij bepaalt zelf welke soorten documenten beheerd moeten worden. Voor elk type kan je specifieke ID's, documentsjablonen en goedkeuringsprocessen vastleggen.

Gecontroleerd proces

Definieer een bedrijfsstandaard voor de inhoud en layout van elk type document. Metadata zoals versienummer, unieke ID, geldigheidsdatum e.a. kan je automatisch integreren in elk document.

Elk document krijgt automatisch een unieke ID toegewezen. Jij bepaalt zelf hoe die eruit ziet.

Elke wijziging wordt automatisch als een nieuwe versie opgeslagen. Conceptversies zijn enkel zichtbaar voor auteurs. Je medewerkers zien steeds enkel de laatst gepubliceerde versie. Ook taalversies worden ondersteund.

Documenten mogen niet zomaar willekeurig door eender wie of met eender welke inhoud beschikbaar gemaakt worden voor alle medewerkers. Er zijn vaste richtlijnen die opgevolgd moeten worden. Onze oplossing past zich aan aan jullie proces, en niet omgekeerd.

Automatische reviews

Elk document heeft een beperkte geldigheid. Gedaan met manuele opvolging in Excel-sheets: onze DMS-oplossing doet dit voor jullie en zorgt voor een tijdige review.

Rechtenbeheer

Voor elk documenttype kan je flexibel instellen wie welke rollen kan vervullen.

Wil je meer informatie over ons document management systeem?

ja graag