OneDrive for Business (ODFB) is dé Microsoft oplossing voor persoonlijke cloudopslagruimte. Microsoft werkt al enkele decennia aan dit model van gehoste opslag in de een of andere vorm, en veel van de functies die zij met OneDrive aanbieden waren hun tijd ver vooruit, maar zijn nu een standaard in de cloud-opslag en samenwerkingsruimte. Waar veel mensen zich vergissen of er verwarring ontstaat is dat OneDrive for Business een ander product is dan OneDrive (het product dat je gratis bij je outlook e-mailadres krijgt). ODfB heeft veel meer ankerpunten / raakvlakken met de bedrijfsfunctionaliteiten die Office 365 for Business of Enterprise. De versie van "OneDrive" die wordt geleverd met een persoonlijke licentie of een "Home" Office 365-licentie heeft veel mogelijkheden, maar mist een aantal functionaliteiten voor beveiliging, automatisering en integratie die wel beschikbaar zijn voor ODfB. Door het brede scala aan integreerbare functionaliteiten met Office 365 is het een ideale samenwerkingstool.

Persoonlijke cloudopslag voor samenwerking

De drijvende kracht achter ODfB is dat het de z’n gebruikers de mogelijkheid geeft om bestanden op een persoonlijke centrale plaats op te slaan, die van overal en eender wel toestel beschikbaar is. Mensen kunnen documenten genereren binnen hun OneDrive ruimte of documenten en bestanden uploaden en beschikken over tal aan tools om hun persoonlijke inhoud te organiseren.

Een van de grootste voordelen voor ODfB is dat het gebruikers in staat stelt om gemakkelijk te werken met MS Office bestanden. Zakelijke gebruikers met OneDrive for Business hebben de volledige functionaliteit van PowerPoint, Word, Excel en de meeste andere Office 365-toepassingen die er op meerdere manieren mee samenwerken.

Bestanden delen en beveiliging beheren

OneDrive for Business stelt gebruikers in staat om veilig informatie te delen en de verschillende beveiligingsniveaus te controleren via; directe toegang of een directe link voor het bewerken of bekijken van bestanden. Dit kan ook worden gedaan op folderniveau binnen ODfB om toegang te krijgen tot een set bestanden of mappen.

Dit maakt het uiterst eenvoudig voor gebruikers om samen te werken aan projecten of documenten af te ronden voordat ze worden gepubliceerd op meer zichtbare plaatsen in Office 365, zoals SharePoint-sites of Microsoft Teams. Delen kan ook direct vanuit de Office toepassingen (Word, PowerPoint, Excel,…), zonder naar een andere interface te hoeven navigeren.

Organisaties die Office 365 beheren kunnen bepalen of informatie extern kan worden gedeeld, en ook permissies en eigenschappen voor bestanden binnen OneDrive for Business kunnen worden beheerd. Met sommige licenties kunnen bedrijven rapporten krijgen en de beveiliging beheren op basis van de vraag of de documenten van gebruikers al dan niet gevoelige inhoud bevatten.

De IT-afdeling van een organisatie kan bepalen / opleggen of informatie bijvoorbeeld met externe partijen gedeeld kan worden, de beveiligingseigenschappen en bestandseigenschappen kunnen ook naargelang beheerd worden. Daarnaast hebben ze ook de mogelijkheid om via tal van ‘security and compliance’ regels om documenten die gevoelige of bedrijf kritische data bevatten meer of minder functionaliteiten te geven en de beveiliging te meer of minder streng te maken.

OneDrive heeft een mobile app

OneDrive for Business kan worden geïnstalleerd op en synchroniseren met elk Android- of Apple mobiel apparaat of laptop en is super eenvoudig te gebruiken.

 

OneDrive for Business Integreert met Microsoft teams, Exchange en SharePoint

De persoonlijke "Chat"-ruimtes in Microsoft Teams die het mogelijk maken om persistent chatgesprekken te delen met een of meer gebruikers, maken gebruik van OneDrive for Business om deze gebruikers in staat te stellen bestanden te delen. Wanneer je een bestand uploadt naar Teams, wordt het daadwerkelijk geüpload naar jouw ODfB en automatisch gedeeld met de andere gebruikers in de chat.

Je krijgt dezelfde optie als je een document toevoegt als een e-mailbijlage - het document kan worden geüpload naar jouw OneDrive en worden gedeeld via een link in de e-mail om te voorkomen dat er dubbele versies van het document worden gemaakt.

Het is ook mogelijk om bestanden en folders te verplaatsen of te kopiëren naar andere locaties binnen de Office 365 suite. Zo kan je bijvoorbeeld op een heel makkelijke manier documenten van ODfB verplaatsen naar SharePoint of Teams met een simpele druk op de knop.

 

Versiebeheer, Backups en de prullenbak

Microsoft was een van de eerste die het mogelijk maakte om documenten te "versioneren", waarbij gebruikers in wezen terug kunnen gaan in de tijd door de wijzigingen in Office-documenten die zijn opgeslagen in SharePoint, Office 365 of OneDrive for Business. Gebruikers kunnen standaard teruggaan naar de laatste 500 versies van een document, waardoor ze in principe tot 90 dagen (en soms meer dan 90 dagen) terug in de tijd kunnen gaan voor elk individueel document.

Microsoft heeft een 30 dagen durende "Backup" van de informatie in de ODfBs van gebruikers ingeschakeld om alle bestanden in de drive terug te zetten naar een bepaald tijdstip.

Met de versiebeheerfunctie kan de gebruiker geen verwijderde documenten terugzetten, maar met de prullenbakfunctie kunnen documenten die de gebruiker "verwijderd" heeft, worden teruggezet tot op het moment dat hij ze voor maximaal 90 dagen heeft verwijderd.

Bestanden synchroniseren

De ODfB applicatie voor Mac en PC maakt het mogelijk om bestanden te synchroniseren met de computer van een gebruiker. Dit maakt het mogelijk om een desktop kopie te maken voor offline bewerken en een cloud-kopie voor mobiele toegang en hoge beschikbaarheid. Onlangs introduceerde Microsoft de ‘Files On-Demand’ functionaliteit. Hiermee krijg je toegang tot al je ODfB bestanden zonder deze te hoeven downloaden én zonder gebruik te hoeven maken van de opslagruimte van je apparaat. De ODfB applicatie maakt het ook mogelijk om documenten te synchroniseren die zijn opgeslagen in SharePoint-sites, wat het des te krachtiger maakt voor samenwerking aan documenten.

Nieuwe functionaliteiten worden steeds toegevoegd

Nieuwe functionaliteiten worden aan een steeds sneller tempo toegevoegd en deze functionaliteiten worden steeds complexer en krachtiger. Audiotranscriptie werd dit jaar toegevoegd aan ODfB, evenals de mogelijkheid om tekst te vinden in afbeeldingen die zijn opgeslagen in OneDrive. Meer integratie met apps zoals Microsoft Teams en verbindingen met apps van derden zoals Google Drive, Box en DropBox maken het een veelzijdige en krachtige oplossing voor samenwerking.

Voor een uitgebreid overzicht over de aankomende functionaliteiten m.b.t. ODfB, kan je de Office 365 roadmap raadplegen.