Document Management
De meeste grote bedrijven vertrouwen te zwaar op de
gedeelde schijven en e-mail als primaire methoden om documenten te delen en op
te slaan. Waar deze oplossing effectief werkt bij gematigde hoeveelheid
documenten, kan het niet voldoen aan de eisen van de meeste bedrijven. De
hoeveelheid documenten neemt tegenwoordig exponentieel toe, met als resultaat
dat document managementkosten omhoog schieten en relevante informatie niet meer
gevonden kan worden.
Document management oplossingen zijn dan alleen een database vergaarbak voor
ongestructureerde content. Complete document management oplossingen adresseren
elke fase van de document lifecycle, van creatie via archivering naar verloop.
Dit concept, genaamd document lifecycle management, maakt het voor bedrijven
mogelijk om efficiënt en effectief hun groeiende bestand aan documenten te
kunnen managen.
Ondanks de vele document management oplossingen die er op de markt zijn die
pochen met end-to-end lifecycle management, zijn er weinig organisaties die het
succesvol kunnen inzetten. Altijd al zijn document management oplossingen lastig
geweest en gescheiden van de standaard tools en processen. Het resultaat is dat
gebruikers geen zin hebben om de extra handelingen uit te voeren die nodig zijn
om aansluiten op document management beleid en standaarden. In een normale
organisatie worden document lifecycles alleen geautomatiseerd en gemanaged als
een document officieel is gepubliceerd. Het resultaat is dat het document
management beleid allen wordt toegepast op een deel van de documenten, voor een
deel van de lifecycle.
SharePoint heeft gereageerd op deze uitdagingen door het leveren van een
geïntegreerde oplossing dat document management mogelijk maakt voor alle
werknemers. Door te herkennen dat de document lifecycle begint bij het aanmaken
van een document en stopt bij verwijdering, kan deze bedrijfsstandaard
organisatiebreed ingevoerd worden. Het resultaat is minder management kosten en
minder corporate risk.